Archivage réseau

[xillibit]

Bonjour,

Nous avons un partage réseau ou nous stockons divers documents en .doc, .pdf et nous souhaiterions savoir comment nommer ces documents de la meilleure façon pour qu’on puisse retrouver les documents que l’on cherche plus facilement. Si vous avez une idée ?

Merci d’avance

[Petitdragonvert]

Salut,

Ta question est bien vaste !

Tout dépend de votre fonctionnement. En general, sont utlisés les initiales des tes clients ou alors des elements liés à la chronologie de tes docs.

Ca peut donner par exemple IBM110609 pour client IBM, proposition du 9 sept 2011.

Sinon tu peux regarder du coté des logiciels de type GED (gestion électronique documentaire). Ca te permet de tagger tes docs, et ensuite de les retrouver via un moteur de recherche.

En espérant t'avoir un peu aidé !

[xillibit]

Merci pour ta réponse

En faite ce ne sont pas des documents destinés à des clients mais destinés en interne, on utilise déjà ce type de nommage : IBM110609

je vais regarder du coté des GED (gestion électronique documentaire), mais ça complexifie la gestion

[CaseyN]

C'est un lourd problème que tu soulèves là.

Voilà un exemple réel :

Dans la chaine de TV dans laquelle je bosse régulièrement l'archivage est un des gros point noir. C'est une petite TV et les seules choses que nous avons à archiver concernent les reportages du journal et non le journal avec ses plateaux. 15min de journal par jour soit 5 sujets.

Par sujet il y a le fichier video et une feuille de commentaire du journaliste (la voix off) ainsi que par jour le conducteur du JT (sur papier également).

Les fichiers sont tous crées sur ordinateur avant l'impression. La notation est DDMMYY_NAME (je préfère personnellement la notation américaine en YYMMDD qui permet que les noms trient par date, mais bon je fais comme on me dit de faire pour que tous s'y retrouvent) et seuls 15 Jours de fichiers sont gardés sur les postes locaux. Il y a une association sur le conducteur entre le sujet et la machine sur lequel il est travaillé. Ainsi pendant les 15 premiers jours tous les fichiers sources sont trouvables sur ordinateur en local.

Le sujet fini est quand à lui (et uniquement lui) archivé sur un disque en RAID (sécurisé) dans l'arborescence suivant (sur un Mac une fois le disque réseau monté) /Volumes/Archives/Archivage_JT/SaisonYYyy/Mois/DDMMYY/DDMMYY_NAME.mov donc un sujet du JT d'aujourd'hui sur l'affaire DSK par exemple sera /Volumes/Archives/Archivage_JT/Saison1112/Septembre/190911/190911_DSK.mov

Et comme le conducteur est lui archivé dans un classeur par Saison avec un intercalaire par mois, on retrouve de la même manière l'un ou l'autre... Avec une 20aine de conducteurs par mois, les fichiers sont vite retrouvés. (et les voix off aussi dans un classeur à part de la même manière).

Inconvénient cependant : cette méthode n'est réellement efficace que sur des recherches récentes. Pour le plus vieux une autre méthode est employée :

Le disque d'archives ne contient que la saison en cours et la précédente (question d'espace). Le reste est actuellement transféré sur cassettes référencées (un mois par cassette environ) et mis à la cave avec les conducteurs et les voix off dans de plus grosses boites elles aussi référencées (Année/Numéro des cassettes correspondantes qui ont du coup un listing condensé des sujets).

Ensuite c'est une mémoire collective... "Je cherche le sujet sur «ça»" "On a du le faire telle année, vers tel mois" et hop plus que 2 ou 3 cassettes à regarder sur le listing et on trouve assez vite.

Et bien que cela semble un peu au petit bonheur la chance, c'est plus précis qu'un ordinateur mal archivé.

Reprenons DSK : sur un ordi je cherche ces termes «DSK», alors que le sujet se nomme «Strauss-Kahn» l'ordinateur ne va pas trouver. Alors que nous si en lisant le listing.

Bref, la meilleure méthode d'archivage n'existe pas encore, c'est surtout un système de rangement qui rend la recherche approfondie plus simple.

Si on transpose cette méthode d'archivage aux PDF, ce serait des PDF "maitre" listant tous les pdf du dossier... ce qui est totalement idiot, mais une base de donnée générale n'est pas non plus le plus simple... À mois de pouvoir rechercher dans le contenu des PDF...

Bonne chance en tous cas, et si tu as des pistes partage les car entre ça et les backup c'est un peu un calvaire aussi bien en numérique (documents pdf/txt, photos/événements, vidéos de famille) qu'en bon vieux papiers (administratif, négatifs/diapos, super8/VHS) dans nos placards.

[CaseyN]

Tiens je double poste car en lisant mes RSS je suis arrivé sur cet ancien article sur le Blog de David Bosman parlant justement de comment nommer les fichier pour les retrouver vite.

Si ça peut servir.